JENIS-JENIS SURAT
Makalah Ini Dibuat
Untuk Memenuhii Salah Satu Nilai Mata Kuliah Korespondensi
Oleh:
Kelompok 1
Ayu Safitria
Friyansyah
Friyansyah
Mala
Nopitasari
M. Iqbal
Hikmatyar
Hupron
Syahdewa
FAKULTAS SASTRA
JURUSAN SASTRA
INDONESIA
UNIVERSITAS PAMULANG
2012
KATA
PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat
Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta karunia-Nya kepada kami sehingga
kami berhasil menyelesaikan makalah ini yang tepat pada waktunya dengan judul Jenis-jenis Surat.
Kami
menyadari bahwa makalah ini masih banyak kekurangan, oleh karena itu kami
meminta kritikan dan saran dari pembaca agar kami dapat menyempurnakan kembali
makalah ini.
Akhir
kata, kami sampaikan terimakasih kepada semua pihak yang telah berperan serta
dalam penyusuna makalah ini dari awal sampai akhir. Semoga Allah SWT senantiasa
meridhoi segala usaha kita.
Tangerang,
4 Maret 2012
Penulis
KATA PENGANTAR ................................................................... i
DAFTAR ISI ................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang .................................................... 1
B. Rumusan Masalah................................................ 2
BAB II PEMBAHASAN
A.
Pengertian
Surat................................................... 3
B.
Jenis-jenis Surat................................................... 4
C.
Ciri-ciri Surat Pribadi........................................... 7
D.
Ciri-ciri Surat Resmi............................................ 7
E.
Surat Dinas.......................................................... 8
F.
Surat Lamaran Pekerjaan..................................... 9
BAB III PENUTUP
A.
Kesimpulan dan Saran......................................... 10
DAFTAR PUSTAKA
PENDAHULUAN
1.1.
Latar
Belakang
Salah
satu kegiatan yang utama dalam kebanyakan organisasi dan perkantoran ialah
mengadakan komunikasi. Komunikasi adalah proses penyampaian pesan secara
lisan,tertulis, atau melalui media elektronik oleh satu pihak, dan penerimaan
serta tanggapan terhadap pesan yang disampaikan oleh pihak lain.
Komunikasi lisan dipergunakan apabila komunikasi itu untuk
mengingatkan hal-hal yang sudah dibicarakan dan disepakati sebelumnya;
menyangkut hal yang sederhana dan perkara rutin; lebih mudah dan cepat
dilakukan secara lisan daripada secara tertulis; atau dilakukan dengan
orang-orang sederhana.
Adapun komunikasi tertulis dalam bidang perkantoran terutama
dilakukan lewat surat-menyurat. Surat adalah lembaran kertas yang memuat suatu
informasi yang hedak disampaikan oleh seseorang kepada orang lain. Kerap kali
suatu surat menghendaki tanggapan atau balasan, dan dengan demikian terjadilah
surat-menyurat atau korespondensi.[1]
Sebagai sarana komunikasi surat dikatakan efektif apabila
informasi atau pesannya ditangkap oleh penerima sesuai dengan yang dimaksudkan
oleh pengirim surat. Dalam korespondensi yang dipentingakn adalah informasi
yang hendak dispaikan, maka bahasanya haruslah jelas (tidak mendua arti),
sistematis (teratur), dan padat (singkat, tidak memuat hal yang tak perlu).
1.2.
Rumusan Masalah
Fokus
Masalah dalam makalah ini, kami memberikan batasan masalah sehingga tidak
menyimpang dari apa yang telah menjadi pokok bahasan. Mengacu kepada latar
belakang yang telah diuraikan di atas, maka yang menjadi rumusan
masalah:
1.
Apa pengertian
surat?
2.
Apa saja
jenis-jenis surat?
3.
Bagaimana
bagian-bagian dari surat?
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Pengertian
Surat
Bagi masyarakat awam,
istilah surat bukanlah suatu yang baru (asing). Surat digunakan oleh seseorang
sebagai sarana penyampain pesan tertulis untuk berbagai kepentingan, baik
pribadi, kedinasan maupun bisnis dari seseorang kepada orang atau pihak lain.
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang begitu
pesat, penulisan dan penyampaian suatu pesan dari satu pihak kepada pihak lain
dapat dilakukan bukan saja dengan kertas, tetapi juga melalui surat elektronik
(electronic mail/ e-mail).[2]
Surat adalah alat komunikasi yang dibuat secara
tertulis untuk menyampaikan berita/informasi dari seseorang/lembaga/instansi
kepada seseorang/lembaga/instansi dengan mengikuti aturan dan bentuk tertentu.[3]
Menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa
Departemen Pendidikan Nasional, surat dapat didefinisikan sebagai suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Surat
yang disampaikan kepada pihak lain dapat berupa surat pengantar, perkenalan,
undangan rapat, pemberitahuan pindah kantor, penerimaan atau penolakan kerja,
permintaan barang, penawaran barang, pengaduan pelanggan, kontrak kerja,
pemutusan hubungan kerja, perintah kerja, atau surat keputusan baik yang
berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis.[4]
2.2.
Jenis-jenis Surat
Ada bermacam-macam surat, yang dapat dibedakan
berdasarkan wujudnya, tujuannya, isinya, kepentingannya dan sebagainya.
A.
Jenis Surat berdasarkan Wujudnya
Berdasarkan
wujud fisikya surat dapat berupa:
a.
Surat bersampul,
yakni lembaran surat yang dimasukkan ke dalam amplop;
b.
Kartu pos, yakni
surat yang berbentuk sehelai kartu berukuran 15 cm x 10 cm, sifatnya terbuka
dan tidak formal, terkadang dihiasi gambar atau potret;
c.
Warkat pos,
yakni lembaran surat yang dapat dilipat sekaligus sebagai amplop, biasanya
digunakan untuk korespondensi antarnegeri karena ringan dan menghemat biaya
pos;
d.
Memorandum (dari
bahas Latin, berarti ‘untuk diigat’) atau biasa disingkat memo, yakni surat
pendek berisi petunjuk, perintah, laporan atau pertanyaan, umumnya digunakan
untuk keperluan intern suatu organisasi;
e.
Telegram yakni
surat yang pengirimannya disalurkan melalui mesin telegraf.
B. Jenis Surat
berdasarkan Cara Pengirimannya
Berdasarkan cara pengirimannya lewat jasa kantor pos,
surat dapat berupa: surat kilat, surat tercatat dan surat elektronik.
C. Jenis Surat
berdasarkan Tujuan Penulisan
Berdasarkan tujuan penulisannya, surat dapat berupa
surat pemberitahuan, surat perintah, surat permohonan, surat peringatan, surat
panggilan, surat pengantar, surat keputusan, surat laporan, surat perjanjian,
surat penawaran, dan sebagainya.
D. Jenis Surat
berdasarkan Sifat Isi Surat
Menurut sifat isi surat,
surat dapat diklasifikasikan sebagai:
a. Surat dinas, yakni surat yang berisi persoalan dians
dan dibuat oleh instansi pemerintah atau swasta;
b. Surat pribadi, yakni surat yang berisi masalah
perorangan atau pribadi, baik itu masalah kekeluargaan maupun masalah hubungan
pribadi dengan dinas;
c. Surat niaga, yakni surat yang berisi persoalan niaga
dan dibuat oleh perusahaan.[5]
E. Jenis Surat berdasarkan Jumlah Penerima Surat
Ditinjau
dari segi jumlah penerima surat, surat dapat diklasifikasikan menjadi:
a. Surat perorangan, yaitu surat yang dikirim kepada
seseorang atau satu organisasi tertentu;
b. Surat edaran, yaitu surat yang dikirim kepada beberapa
pejabat atau beberapa orang tertentu;
c. Surat pengumuman, yaitu surat yang ditujukan kepada
sejumlah orang atau pejabat sekaligus.
F. Jenis Surat
berdasarkan Segi Keamanannya
Ditinjau dari segi keamanannya, surat dapat
diklasifikasikan menjadi:
a.
Surat rahasia
atau konfidensial (biasa diberi kode “RHS” atau “R”), yakni surat atau dokumen
yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain selain yang jelas dituju oleh
surat itu. Pengiriman surat rahasia dilakukan dengan mempergunakan dua buah
amplop. Adapun surat kofidensial ialah surat yang isinya cukup diketahui oleh
pejabat yang bersangkutan, tetapi bukan rahasia.
b.
Surat sangat
rahasia (biasa diberi kode “SRHS” atau “SR”), yakni surat yang tingkat
kerahasiaannya sangat tinggi, biasanya yang berhubungan erat degan keamanan
Negara. Pengiriman surat rahasia dilakukan dengan mempergunakan tiga buah
amplop. Amplop pertama diberi tanda “sangat rahasia” dan kemudian dilem.
Kemudian amplop ini dimasukkan kedalam amplop kedua yang diberi tanda “sangat
rahasia” dan kemudian dilem. Selanjutnya, kedua amplop ini dimasukkan pada
amplop ketiga yang merupakan amplop biasa (tidak diberi tanda).
c.
Surat biasa,
yakni surat rutin yang kalau isinya terbaca oleh orang lain tidak akan
menimbulkan sesuatu yang berakibat buruk pada pihak-pihak yang terkait.
D. Jenis Surat
berdasarkan Kemendesakannya
Berdasarkan
kemendesakannya atau urgensinya, surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
a. Surat sangat segera, yakni surat yang perlu secepatnya
ditanggapi atau diselesaikan atau diketahui oleh penerima. Oleh karena itu,
pegirimannya pun harus dilakukan dalam waktu sesingkat-singkatnya;
b. Surat segera, yakni surat yang isinya harus segera
ditanggapi atau diselesaikan atau diketahui oleh penerimanya, tetapi tidak
perlu dalam waktu sesingkat-singkatnya seperti surat yang bersifat “sangat
segera”;
c. Surat biasa yakni surat yang isinya tidak memerlukan
tanggapan atau penyelesaian secar cepat. Pengurusannya dilakukan menurut urutan
datangnya surat.[6]
Menurut
uraian diatas, lebih khususnya akan dibahas mengenai ciri-ciri dan contoh dari
surat pribadi, surat resmi dan surat dinas.
Ciri-ciri
Surat Pribadi
- Tidak
menggunakan kop surat;
- Tidak
ada nomor surat;
- Salam
pembuka dan penutup bervariasi;
- Penggunaan
bahasa bebas, sesuai keinginan penulis;
5.
Format
surat bebas.
Ciri-ciri
Surat Resmi
1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi;
2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal;
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim;
4. Penggunaan ragam bahasa resmi;
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi;
6. Ada aturan format baku.
Bagian-bagian surat resmi:
§
Kepala/kop
surat, terdiri dari:
1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar;
2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan
kecil;
3. Logo instansi/lembaga.
§ Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
§ Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
§ Hal, berupa garis besar isi surat
§ Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor
surat)
§ Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
§ Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
§ Isi surat
Uraian
isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan
huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD)
haruslah menyesuaikan.
§ Penutup surat,
terdiri dari:
1. salam penutup
2. jabatan
3. tanda tangan
4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
§ Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan
tentang adanya suatu kegiatan.
Surat Dinas
Surat dinas digunakan untuk
kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini
penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi
dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan
fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman
kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri
surat dinas menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan,
antara lain:
1. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal;
2. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku;
3. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi;
4. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat;
5. Format surat tertentu.
Surat Lamaran Pekerjaan
Surat
lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang
ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat
lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat
aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum
surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini.
§ Kepala surat
§ Tempat dan tanggal pembuatan surat
§ Nomor surat
§ Lampiran
§ Hal atau perihal
§ Alamat tujuan
§ Salam pembuka
§ Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga
bagian pokok yaitu :
1.
paragraf pembuka
2.
isi surat
3.
paragraf penutup
§ Salam penutup
§ Tanda tangan dan nama terang
Surat Elektronik
Dengan berkembangnya teknologi, surat pun semakin mengalami
pembaharuan, misalnya dengan adanya surat elektronik. Surat elektronik atau
surel merupakan surat yang pengirimannya berbasis pada penggunaan internet.
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Surat digunakan oleh seseorang sebagai sarana penyampain pesan tertulis
untuk berbagai kepentingan, baik pribadi, kedinasan maupun bisnis dari
seseorang kepada orang atau pihak lain. Surat yang disampaikan kepada pihak
lain dapat berupa surat pengantar, perkenalan, undangan rapat, pemberitahuan
pindah kantor, penerimaan atau penolakan kerja, permintaan barang, penawaran
barang, pengaduan pelanggan, kontrak kerja, pemutusan hubungan kerja, perintah
kerja, atau surat keputusan baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun
non bisnis.
B. Saran
Saran untuk mahasiswa agar dapat lebih memahami isi
dari makalah ini, dan dijadikan informasi atau ilmu yang sangat bermanfaat
sekali. Sedangkan untuk dosen pembimbing mata kuliah ini agar dapat menjelaskan
kembali materi jenis-jenis surat ini karena bahwasanya kami anggota kelompok
sangat kurang sekali memahaminya.
DAFTAR PUSTAKA
Purwanto,
Djoko, Komunikasi Bisnis, (Jakarta: Erlangga, 2006).
Suparjati, Surat-Meyurat dalam Perkantoran, (Yogyakarta:
Kanisius, 2000).
Sumber Internet
Tidak ada komentar:
Posting Komentar