Kamis, 29 Maret 2012

JENIS JENIS SURAT


JENIS-JENIS SURAT

Makalah Ini Dibuat Untuk Memenuhii Salah Satu Nilai Mata Kuliah Korespondensi

Description: D:\unpam.jpeg

Oleh:
Kelompok 1
Ayu Safitria
Friyansyah
Mala Nopitasari
M. Iqbal Hikmatyar
Hupron Syahdewa



FAKULTAS SASTRA
JURUSAN SASTRA INDONESIA
UNIVERSITAS PAMULANG
2012

KATA PENGANTAR

            Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta karunia-Nya kepada kami sehingga kami berhasil menyelesaikan makalah ini yang tepat pada waktunya dengan judul Jenis-jenis Surat.
            Kami menyadari bahwa makalah ini masih banyak kekurangan, oleh karena itu kami meminta kritikan dan saran dari pembaca agar kami dapat menyempurnakan kembali makalah ini.
            Akhir kata, kami sampaikan terimakasih kepada semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusuna makalah ini dari awal sampai akhir. Semoga Allah SWT senantiasa meridhoi segala usaha kita.

                                                                        Tangerang, 4 Maret 2012

                                                                                         Penulis



 DAFTAR ISI


KATA PENGANTAR ...................................................................             i
DAFTAR ISI ...................................................................................             ii
BAB I             PENDAHULUAN
A.    Latar Belakang ....................................................             1
B.     Rumusan Masalah................................................             2
BAB II            PEMBAHASAN
A.    Pengertian Surat...................................................             3
B.     Jenis-jenis Surat...................................................             4
C.     Ciri-ciri Surat Pribadi...........................................             7
D.    Ciri-ciri Surat Resmi............................................             7
E.     Surat Dinas..........................................................             8
F.      Surat Lamaran Pekerjaan.....................................             9
BAB III          PENUTUP
A.    Kesimpulan dan Saran.........................................            10
DAFTAR PUSTAKA





 BAB I
PENDAHULUAN


1.1.  Latar Belakang
      
       Salah satu kegiatan yang utama dalam kebanyakan organisasi dan perkantoran ialah mengadakan komunikasi. Komunikasi adalah proses penyampaian pesan secara lisan,tertulis, atau melalui media elektronik oleh satu pihak, dan penerimaan serta tanggapan terhadap pesan yang disampaikan oleh pihak lain.
     Komunikasi lisan dipergunakan apabila komunikasi itu untuk mengingatkan hal-hal yang sudah dibicarakan dan disepakati sebelumnya; menyangkut hal yang sederhana dan perkara rutin; lebih mudah dan cepat dilakukan secara lisan daripada secara tertulis; atau dilakukan dengan orang-orang sederhana.
     Adapun komunikasi tertulis dalam bidang perkantoran terutama dilakukan lewat surat-menyurat. Surat adalah lembaran kertas yang memuat suatu informasi yang hedak disampaikan oleh seseorang kepada orang lain. Kerap kali suatu surat menghendaki tanggapan atau balasan, dan dengan demikian terjadilah surat-menyurat atau korespondensi.[1]
     Sebagai sarana komunikasi surat dikatakan efektif apabila informasi atau pesannya ditangkap oleh penerima sesuai dengan yang dimaksudkan oleh pengirim surat. Dalam korespondensi yang dipentingakn adalah informasi yang hendak dispaikan, maka bahasanya haruslah jelas (tidak mendua arti), sistematis (teratur), dan padat (singkat, tidak memuat hal yang tak perlu).
1.2.  Rumusan Masalah

      Fokus Masalah dalam makalah ini, kami memberikan batasan masalah sehingga tidak menyimpang dari apa yang telah menjadi pokok bahasan. Mengacu kepada latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka yang menjadi  rumusan masalah:
1.      Apa pengertian surat?
2.      Apa saja jenis-jenis surat?
3.      Bagaimana bagian-bagian dari surat?




BAB II
                                        PEMBAHASAN

2.1. Pengertian  Surat
       
Bagi masyarakat awam, istilah surat bukanlah suatu yang baru (asing). Surat digunakan oleh seseorang sebagai sarana penyampain pesan tertulis untuk berbagai kepentingan, baik pribadi, kedinasan maupun bisnis dari seseorang kepada orang atau pihak lain. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang begitu pesat, penulisan dan penyampaian suatu pesan dari satu pihak kepada pihak lain dapat dilakukan bukan saja dengan kertas, tetapi juga melalui surat elektronik (electronic mail/ e-mail).[2]
Surat adalah alat komunikasi yang dibuat secara tertulis untuk menyampaikan berita/informasi dari seseorang/lembaga/instansi kepada seseorang/lembaga/instansi dengan mengikuti aturan dan bentuk tertentu.[3]
Menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen Pendidikan Nasional, surat dapat didefinisikan sebagai suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Surat yang disampaikan kepada pihak lain dapat berupa surat pengantar, perkenalan, undangan rapat, pemberitahuan pindah kantor, penerimaan atau penolakan kerja, permintaan barang, penawaran barang, pengaduan pelanggan, kontrak kerja, pemutusan hubungan kerja, perintah kerja, atau surat keputusan baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis.[4]
       

2.2. Jenis-jenis Surat
Ada bermacam-macam surat, yang dapat dibedakan berdasarkan wujudnya, tujuannya, isinya, kepentingannya dan sebagainya.
A.    Jenis Surat berdasarkan Wujudnya
Berdasarkan wujud fisikya surat dapat berupa:
a.       Surat bersampul, yakni lembaran surat yang dimasukkan ke dalam amplop;
b.      Kartu pos, yakni surat yang berbentuk sehelai kartu berukuran 15 cm x 10 cm, sifatnya terbuka dan tidak formal, terkadang dihiasi gambar atau potret;
c.       Warkat pos, yakni lembaran surat yang dapat dilipat sekaligus sebagai amplop, biasanya digunakan untuk korespondensi antarnegeri karena ringan dan menghemat biaya pos;
d.      Memorandum (dari bahas Latin, berarti ‘untuk diigat’) atau biasa disingkat memo, yakni surat pendek berisi petunjuk, perintah, laporan atau pertanyaan, umumnya digunakan untuk keperluan intern suatu organisasi;
e.       Telegram yakni surat yang pengirimannya disalurkan melalui mesin telegraf.

B.     Jenis Surat berdasarkan Cara Pengirimannya
Berdasarkan cara pengirimannya lewat jasa kantor pos, surat dapat berupa: surat kilat, surat tercatat dan surat elektronik.
C.    Jenis Surat berdasarkan Tujuan Penulisan
Berdasarkan tujuan penulisannya, surat dapat berupa surat pemberitahuan, surat perintah, surat permohonan, surat peringatan, surat panggilan, surat pengantar, surat keputusan, surat laporan, surat perjanjian, surat penawaran, dan sebagainya.

D.    Jenis Surat berdasarkan Sifat Isi Surat
Menurut sifat isi surat, surat dapat diklasifikasikan sebagai:
a.       Surat dinas, yakni surat yang berisi persoalan dians dan dibuat oleh instansi pemerintah atau swasta;
b.      Surat pribadi, yakni surat yang berisi masalah perorangan atau pribadi, baik itu masalah kekeluargaan maupun masalah hubungan pribadi dengan dinas;
c.       Surat niaga, yakni surat yang berisi persoalan niaga dan dibuat oleh perusahaan.[5]

E.   Jenis Surat berdasarkan Jumlah Penerima Surat
            Ditinjau dari segi jumlah penerima surat, surat dapat diklasifikasikan menjadi:
a.       Surat perorangan, yaitu surat yang dikirim kepada seseorang atau satu organisasi tertentu;
b.      Surat edaran, yaitu surat yang dikirim kepada beberapa pejabat atau beberapa orang tertentu;
c.       Surat pengumuman, yaitu surat yang ditujukan kepada sejumlah orang atau pejabat sekaligus.

F.     Jenis Surat berdasarkan Segi Keamanannya
Ditinjau dari segi keamanannya, surat dapat diklasifikasikan menjadi:
a.       Surat rahasia atau konfidensial (biasa diberi kode “RHS” atau “R”), yakni surat atau dokumen yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain selain yang jelas dituju oleh surat itu. Pengiriman surat rahasia dilakukan dengan mempergunakan dua buah amplop. Adapun surat kofidensial ialah surat yang isinya cukup diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, tetapi bukan rahasia.
b.      Surat sangat rahasia (biasa diberi kode “SRHS” atau “SR”), yakni surat yang tingkat kerahasiaannya sangat tinggi, biasanya yang berhubungan erat degan keamanan Negara. Pengiriman surat rahasia dilakukan dengan mempergunakan tiga buah amplop. Amplop pertama diberi tanda “sangat rahasia” dan kemudian dilem. Kemudian amplop ini dimasukkan kedalam amplop kedua yang diberi tanda “sangat rahasia” dan kemudian dilem. Selanjutnya, kedua amplop ini dimasukkan pada amplop ketiga yang merupakan amplop biasa (tidak diberi tanda).
c.       Surat biasa, yakni surat rutin yang kalau isinya terbaca oleh orang lain tidak akan menimbulkan sesuatu yang berakibat buruk pada pihak-pihak yang terkait.

D.    Jenis Surat berdasarkan Kemendesakannya
Berdasarkan kemendesakannya atau urgensinya, surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
a.       Surat sangat segera, yakni surat yang perlu secepatnya ditanggapi atau diselesaikan atau diketahui oleh penerima. Oleh karena itu, pegirimannya pun harus dilakukan dalam waktu sesingkat-singkatnya;
b.      Surat segera, yakni surat yang isinya harus segera ditanggapi atau diselesaikan atau diketahui oleh penerimanya, tetapi tidak perlu dalam waktu sesingkat-singkatnya seperti surat yang bersifat “sangat segera”;
c.       Surat biasa yakni surat yang isinya tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian secar cepat. Pengurusannya dilakukan menurut urutan datangnya surat.[6]
            Menurut uraian diatas, lebih khususnya akan dibahas mengenai ciri-ciri dan contoh dari surat pribadi, surat resmi dan surat dinas.
Ciri-ciri Surat Pribadi
  1. Tidak menggunakan kop surat;
  2. Tidak ada nomor surat;
  3. Salam pembuka dan penutup bervariasi;
  4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis;
5.      Format surat bebas.
Ciri-ciri Surat Resmi
1.     Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi;
2.     Ada nomor surat, lampiran, dan perihal;
3.     Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim;
4.     Penggunaan ragam bahasa resmi;
5.     Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi;
6.     Ada aturan format baku.
Bagian-bagian surat resmi:
§  Kepala/kop surat, terdiri dari:        
1.     Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar;
2.     Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil;
3.     Logo instansi/lembaga.

§  Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
§  Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
§  Hal, berupa garis besar isi surat
§  Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
§  Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
§  Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
§  Isi surat
            Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
§  Penutup surat, terdiri dari:
1.     salam penutup
2.     jabatan
3.     tanda tangan
4.     nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
§  Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan.

Surat Dinas

            Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan, antara lain:
1.     Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal;
2.     Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku;
3.     Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi;
4.     Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat;
5.     Format surat tertentu.

 

Surat Lamaran Pekerjaan

            Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini.
§  Kepala surat
§  Tempat dan tanggal pembuatan surat
§  Nomor surat
§  Lampiran
§  Hal atau perihal
§  Alamat tujuan
§  Salam pembuka
§  Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :
1.      paragraf pembuka
2.      isi surat
3.      paragraf penutup
§  Salam penutup
§  Tanda tangan dan nama terang

 

Surat Elektronik

      Dengan berkembangnya teknologi, surat pun semakin mengalami pembaharuan, misalnya dengan adanya surat elektronik. Surat elektronik atau surel merupakan surat yang pengirimannya berbasis pada penggunaan internet.
BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
            Surat digunakan oleh seseorang sebagai sarana penyampain pesan tertulis untuk berbagai kepentingan, baik pribadi, kedinasan maupun bisnis dari seseorang kepada orang atau pihak lain. Surat yang disampaikan kepada pihak lain dapat berupa surat pengantar, perkenalan, undangan rapat, pemberitahuan pindah kantor, penerimaan atau penolakan kerja, permintaan barang, penawaran barang, pengaduan pelanggan, kontrak kerja, pemutusan hubungan kerja, perintah kerja, atau surat keputusan baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis.

B. Saran
Saran untuk mahasiswa agar dapat lebih memahami isi dari makalah ini, dan dijadikan informasi atau ilmu yang sangat bermanfaat sekali. Sedangkan untuk dosen pembimbing mata kuliah ini agar dapat menjelaskan kembali materi jenis-jenis surat ini karena bahwasanya kami anggota kelompok sangat kurang sekali memahaminya.





[1] Suparjati,  Surat-Meyurat dalam Perkantoran, (Yogyakarta: Kanisius, 2000), h.1.
[2] Djoko Purwanto, Komunikasi Bisnis, (Jakarta:  Erlangga, 2006),  h. 139.
[4] Ibid
[5] Optic, h.2.
[6] Ibid, h.3.

DAFTAR PUSTAKA

Purwanto, Djoko, Komunikasi Bisnis, (Jakarta:  Erlangga, 2006).
Suparjati,  Surat-Meyurat dalam Perkantoran, (Yogyakarta: Kanisius, 2000).
Sumber Internet


Tidak ada komentar:

Poskan Komentar